Особенности аренды конференц-зала

Почему важно знать, как выбрать конференц-зал

Организаторы конференции, тренинга или научного симпозиума сталкиваются с тяжелой и важной дилеммой, которая связана с выбором подходящего места для проведения мероприятия. Из-за различного количества людей, времени проведения и типа встречи нужно учитывать достаточно много критериев. Конечно же, бюджет также играет важную роль.

Конференц-залы строятся сегодня не только на модных курортах или в окрестностях крупных городских центров. Первый вопрос, который должен интересовать организатора мероприятия – это расстояние до места проведения. Лучше всего арендовать конференц зал где-то рядом с отелем или же непосредственно в нем (если, конечно же, он там имеется).

Что нужно учесть при аренде конференц-зала

Техника и мультимедийное оборудование

Современные конференц-залы должны обязательно иметь мультимедийное оборудование. Минимально необходимым является наличие звуковой системы, проектора, микрофона и высокоскоростного интернета. В зале также должна быть хорошая акустика и освещение.

Мебель в конференц-зале

Обязательно заранее проверьте, можно ли устанавливать стулья в конференц-зале несколькими способами: подковой, круглым столом, перевернутой подковой, как в театре или школьном зале. Выбор расстановки зависит от интерактивности участников.

Как выбрать размер конференц-зала

Важен также и размер помещения – организация небольшой тренировки в огромном зале является неудачной идеей, а также не гарантирует концентрацию участников. Также не рекомендуется приглашать большое количество людей в небольшое помещение. Отсутствие воздушного или коммуникационного шума повлияет на впечатление от мероприятия и принесет дискомфорт.

Сегодня все чаще создаются центры с несколькими учебными комнатами и конференц-залами различного размера и расположения. Это позволяет легко выбрать тот вариант, который больше всего подходит для каждого конкретного мероприятия.

Расположение конференц-зала

Выбирая место для однодневной научной или деловой встречи, стоит выбрать конференц-центр вблизи отеля. При этом сочетание гостиницы с рестораном и нескольких конференц-залов с соответствующим оборудованием является единственным правильным решением, на которое стоит обратить внимание при организации выездного мероприятия.

Важной также является дополнительная база, которая позволяет активно проводить свободное время – бассейн, тренажерный зал, сауна, теннисный корт, детская площадка и тому подобное. Если конференц-центр еще и расположен в живописной местности, то пребывание там будет приятным независимо от времени года и типа организованного мероприятия.

Конференц-залы являются идеальными местами для проведения тренингов, конгрессов, конференций и корпоративных мероприятий.